Digitales Home-Office: Die Tools im Überblick
Seit 2001 arbeiten wir in dezentralen Teams – die Meisten von uns im Home Office – einige sogar als “digitale Nomaden”.
Viele Freelancer und Mitarbeiter habe ich teilweise Monate oder gar nie persönlich getroffen. Aus gegebenem Anlass hier ein paar Hilfestellungen für das dezentrale Arbeiten im Netz.
Logischerweise können nicht alle Arbeiten remote und online erledigt werden. Diese Aufstellung hilft ausschließlich Software-Entwicklern, Unternehmensberatern und anderen Schreibtisch-Jockeys!
Grundsätzlich sollten sich die verwendeten Software-Pakete nach den Aufgaben im Job richten und die gemeinsame Arbeit vereinfachen.
Digitales Homeoffice
Update März 2023: Corona ist irgendwie vorbei und die Pandemie hat den Tools einen großen Schub verpasst. Große Teile dieses Artikels sind aber nach wie vor gültig und bleiben noch eine zeitlang online. Weitere Tools sind entstanden, die dieser Artikel nicht berücksichtigt.
Gegebenenfalls folgt im Laufe des Jahres noch eine Erweiterung.
Ralf, März 2023
Dazu gibt es verschiedene Pakete und das Hauptproblem ist: Der Markt teilt sich in 3 große Bereiche auf und die Nutzer verteilen sich auf diese 3 Pakete…
Atlassian Software Suite
Unbestritten der Marktführer im Software-Bereich und für viele große Unternehmen der Standard im gemeinsamen Arbeiten. Das Einzige, was Atlassian fehlt ist eine Chat-Lösung, weshalb hier oft mit
- Slack
- Microsoft Teams / Skype for Business
- Zoom
- Google Hangout
ausgeholfen wird. Wir arbeiten seit Jahren mit Atlassian und sehen diese Lösung hauptsächlich bei Kunden. Wer professionell in der Software-Entwicklung arbeitet, kommt wahrscheinlich nicht um:
- Confluence: Unternehmens-Wiki
- Jira: Tickets und Projekt-ToDos
herum! Dazu bietet Atlassian noch eine Reihe weiterer Tools. Auch die Source-Code Versionierung “bitbucket” verwenden wir mit allen unseren Kunden (ausser es wird auf github oder gitlab bestanden).
Es ist ganz klar, dass Nutzer, die im Home-Office arbeiten nicht spontan auf diese Lösungen umsteigen können. Die zahlreichen Features und Eigenheiten von Jira und Confluence in Kombination benötigen zumindest für Einsteiger eine kleine Schulung und die Möglichkeit, damit etwas zu üben, bevor man richtig produktiv wird.
Microsoft Office365
Die Online-Suite von Microsoft ist in den letzten Jahre EXTREM mächtig und dadurch auch leider sehr komplex geworden. Kernstück für Mitarbeiter, die statt im Büro jetzt von zu Hause arbeiten wollen brauchen auf jeden Fall schon mal “Microsoft Teams”. Die üblichen Office-Anwendungen Powerpoint, Word und Excel bieten von Hause aus die Möglichkeit der Kooperation. So kann man eine Präsentation einfach mit Kollegen teilen.
Schwierig wird es, wenn man mit Außenstehenden (Freelancern) zusammenarbeitet: Der Zugriff auf Teams und die Office-Dateien, die man zum Beispiel sehr einfach über Sharepoint zusammen bearbeiten könnte, funktionieren nur, wenn der Außenstehende im gleichen “Team” ist und eine Office-Lizenz mit entsprechendem Account in der Organisation hat.
Für Unternehmen, die intern an Dokumenten und Planungen arbeiten, ist Microsoft großartig geworden. Aber wehe, wenn da Externe mitmachen sollen, dann muss der Admin helfen!
Seit Beginn der Corona-Pandemie haben wir sicherlich über 200 Online-Termine absolviert. Dabei stellten sich Zoom und Microsoft Teams als Hauptlösungen unserer Kunden heraus!
Google Docs und Hangout
https://www.google.de/intl/de/docs/about/
Wer an einem Text, einer Tabellenkalkulation oder eine Präsentation gemeinsam arbeiten muss und keinen Zugriff auf die Microsoft-Produkte hat, ist mit Google Docs und Hangout gut bedient.
Die Kooperation funktioniert live und problemlos. Ich rate jedoch zu regelmäßigen Back-Ups (zum Beispiel als Export).
Ein Sonderfall für “ich muss mal schnell mit Kollegen eine Tele-Konferenz halten” ist Google Hangout – Kameraansprache, Mikrophone und Bandbreiten-Management sind Google hier extrem gut gelungen und wer schnell kostenlos mal seinen Bildschirm teilen will, findet mit Hangout sein Glück:
Man braucht einen Google Account, um mitzumachen.
Digitales Home-Office: Die Mischung macht’s!
In den letzten Jahren haben wir für unterschiedliche Unternehmen in jeder Größe gearbeitet. Manchmal als Team von 2-4 Leuten bis hin zu ganzen Gruppen von Entwicklern von 12-20 Mitarbeitern. Dabei mussten interne und externe Kollegen an unterschiedlichen Bereichen des Jobs mitarbeiten. Dabei nutzen wir fast immer eine Kombination:
Screen-Sharing und Gruppenkommunikation:
- Slack – mit den Channels und Video-Calls mein tägliches Tool
- Google Hangout – mal schnell mit 4-5 Leuten etwas besprechen und Bildschirm teilen!
- Whereby – Falls einer weder Slack noch Hangout hat und man den Bildschirm kostenlos teilen will – immer wieder eine kostenlose Alternative für bis zu 4 Leute.
- Microsoft Teams – nur sinnvoll mit Office Lizenz und als Mitglied der gleichen Organisation
Dokumente gemeinsam bearbeiten
- Confluence – das Wiki von Atlassian ist für uns die erste Wahl
- Sharepoint mit Office – macht nur Sinn, wenn alle in der gleichen Organisation sind
- Google Docs – gut, wenn alle einen gültigen Google Account haben
ToDos und Aufgaben
- Trello – gehört auch zu Atlassian und bietet übersichtliche Kanban-Boards. Wir nutzen dies gerne für kleine Software-Projekte mit Kunden und geben den Kunden Zugriff auf unsere “Boards”.
- Jira – wie schon angemerkt: das Ticket-System für professionelles Arbeiten und der de-facto Standard von Atlassian.
- Outlook mit Exchange: für das persönliche Erstellen von ToDos und die Selbstverwaltung für uns ein unverzichtbares Instrument! Sowohl für Mac und Windows-Jünger geeignet!
- Nur auf Mac: “Things“ – als kleines Schmankerl für die Mac-Jünger sei die App hier angeführt. Nicht ganz billig, aber sehr nützlich, um sich Notizen überall mitzunehmen und schnell zu synchronisieren!
Spezielle Lösungen nach Unternehmenssparte
Die oben angeführten “Suiten” sind die Basis zur Zusammenarbeit aus dem Homeoffice. Durch unsere beratende Tätigkeit für mittelständische Unternehmen sehen wir auch mehr und mehr SaaS-Angebote bei unseren Kunden, z.B. (es gibt immer Alternativen zu den hier gelisteten):
- Personio.de (HR und Bewerbermanagement)
- Breezy.hr (Reines Bewerbermanagement)
- Fastbill.com und Easybill.de (beides Buchhaltung-Tools für Freelancer und kleine Firmen)
- Microsoft Nav (ERP Lösung für den Handel)
Und viele Anwendungen mehr, die die Verwaltung von Arbeitsschritten online möglich machen. Es gilt wie immer: “do not be a fool with a tool” – die Anwendungen brauchen ihre Zeit und es muss damit geübt werden!
Je nach Unternehmen sind die zur Verfügung gestellten Tools auch ein Aspekt der Unternehmensmarke. Als Teil der Digitalisierung Ihres Unternehmens raten wir zur Einbeziehung einer spezialisierten Markenberatung, die gerade im Employer Branding das Portfolio Ihrer Tools für die neuen Mitarbeiter einbezieht.
Fazit & Kosten
Es gibt keinen Standard für Homeoffice-Lösungen. Welche Tools verwendet werden und damit auch welche Kosten damit entstehen sind sehr individuell abzuschätzen. Als kleines Software-Unternehmen zahlen wir:
- Microsoft-Office pro Monat €12,60 / Nutzer
- Slack pro Monat €7,50 / Nutzer (nur für Multi-Channel Gäste)
- Atlassian €20,- / Monat für Confluence und Jira mit bis zu 10 Nutzern
In unserem Falle also schonmal im Schnitt knapp 40,- Euro im Monat pro Nutzer, damit alle im Team remote arbeiten können. Mit zunehmenden Nutzerzahlen geht das natürlich nach unten. Auch braucht nicht jeder eine vollwertige Office-Lizenz, wenn es ein Exchange-Account für ca. €4,-/Monat auch tut.
Für Unternehmen, die aktuell viele Mitarbeiter von zu Hause arbeiten lassen gehe ich aber grundsätzlich von monatlichen Kosten von 40,- EUR aus. Dazu sollte eine ordentliche Leitung verfügbar sein, die mindestens 20 EUR im Monat kostet – ich persönlich zahle ca. 50,- EUR in Frankfurt für eine gute Leitung über Vodafone.
Diese Kosten sind großzügig kalkuliert und mit vernünftiger Planung wahrscheinlich zu minimieren. Auf jeden Fall benötigen Mitarbeiter eine Schulung mit den Tools und ein paar Regeln, damit die Heimarbeit effizient gestaltet werden kann.